不動産業務支援システムとは？おすすめサービス選び方や種類を解説
不動産業界は今、前例のないデジタル変革の波に直面しています。長年にわたりアナログな商慣習が当たり前だった業界において、DX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性がかつてないほど高まっており、業務効率化と競争力強化を実現する手段として、不動産業務支援システムへの注目が急速に高まっています。
人手不足の深刻化、顧客ニーズの多様化など、不動産業界が抱える課題は山積みです。これらの課題を解決し、持続的な成長を実現するために、多くの不動産事業者が業務支援システムの導入を検討し始めています。
目次
不動産業務支援システムとは？
不動産業務を支援するシステムとはどういったものがあるのでしょうか。システム導入が進む背景なども含めて紹介します。
不動産業務支援システムの定義と役割
不動産業務支援システムとは、賃貸管理業務や仲介業務における物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明・契約などの営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理などの管理業務を効率化するとともに、売上アップにも貢献する総合的なシステムです。
不動産業界の幅広いニーズに対応するため、古くは20年以上前から業界特化型としてサービスが登場し普及しています。そのため、使い勝手の向上だけでなく、新たに誕生する不動産業界向け各種サービスとの連携も進化し続けています。
不動産業界でシステム導入が急速に進む3つの理由
現在、不動産業界においてシステム導入が加速している背景には、業界を取り巻く環境の大きな変化があります。
DX化の波と業界のデジタル化
経済産業省の「DXレポート」において「2025年の崖」という表現で警鐘が鳴らされているように、このまま企業がデジタル化に取り組まなければ、2025年から2030年にかけて国内で年間、最大12兆円の経済損失が生じる可能性があると報告されています。
不動産業界においても、情報通信白書（令和3年版）によると、不動産業界ではDXの導入が進んでいない企業が多く、56.0%の企業が「DXを実施していない、または実施予定がない」と回答しています。
しかし、一方で2025年9月に、不動産テック企業7社と不動産業界紙に発表した「不動産業界のDX推進状況調査 2025」によると、DXを推進すべきかどうかをたずねた質問では98.6%が「推進すべき」と回答。実際に「取り組んでいる / 取り組む予定」という回答も68.0%と高く、年々DXに取り組む企業が増加していることが推測されます。
人手不足解消と業務効率化の必要性
不動産業界は慢性的な人手不足に直面しており、その課題解決のためにもシステム導入が重要な役割を果たしています。また、不動産業界特有の商慣習として、長時間労働や繁雑な事務作業が多く、離職率の高さも問題となっています。業務支援システムの導入により、働きやすい職場環境の実現も期待されています。
IT導入補助金による導入支援の拡大
政府は中小企業のデジタル化推進を支援するため、IT導入補助金制度を継続実施しており、2025年度も制度が継続されています。IT導入補助金2025は前年度と同様である通常枠、セキュリティ対策推進枠、インボイス枠（インボイス対応類型・電子取引類型）、複数社連携IT導入枠の全4支援枠です（参考「IT導入補助金2025」）。この制度により、システム導入費用の大幅な削減が可能となり、中小規模の不動産事業者でも導入しやすい環境が整っています。
不動産業務支援システムの主な機能と業務効率化のポイント
不動産業務支援システムは、仲介業務や賃貸管理業務など、様々な業種に向けた、また両方をカバーするサービスがあります。これらの機能を効果的に活用することで、従来の業務プロセスを大幅に改善し、生産性向上を実現できます。
仲介業務支援機能
仲介業務においては、顧客対応から契約完了まで一連の業務を効率化する機能で、営業活動の質と効率を同時に向上させることができます。
物件情報管理・ポータルサイト一括出稿機能
物件情報の登録や管理を一元化し、SUUMO、LIFULL HOME’S、at homeなどの主要な不動産ポータルサイトへの広告出稿を自動化する機能です。手作業での複数サイトへの登録作業を大幅に削減し、物件情報の更新や削除も一括で管理できます。物件の露出機会を最大化しながら、作業時間を大幅に短縮できます。
顧客管理・自動追客機能
問い合わせから成約まで顧客の状況を詳細に記録し、適切なタイミングでのフォローアップを自動化する機能です。メールやLINEを活用した定期的な物件情報の配信により、顧客との継続的な関係性を構築し、成約率の向上に貢献します。顧客の行動履歴や興味のある物件タイプを分析し、パーソナライズされた提案も可能です。
契約書・重要事項説明書作成機能
物件情報や顧客情報を基に、契約書や重要事項説明書を作成する機能です。手作業での書類作成時間を大幅に短縮し、記入ミスの防止にも効果的です。電子契約にも対応しており、リモートでの契約手続きも可能となります。2022年の宅建業法改正により電子契約が解禁されたことで、この機能の重要性はさらに高まっています。
賃貸管理業務支援機能
賃貸管理業務では、日常的な管理業務から財務管理まで幅広い機能を提供し、オーナーと入居者双方の満足度向上を実現します。
入金管理・家賃収納自動化機能
家賃の入金確認から督促業務まで自動化し、収納状況をリアルタイムで把握できる機能です。ファームバンキングとの連携により、自動送金機能も利用でき、管理業務が効率化されます。入金遅延の早期発見と適切な督促により、未収金リスクの軽減にも効果的です。
契約更新・解約管理機能
契約期間の管理や更新通知の自動送信、解約時の手続き管理を一元化する機能です。契約更新の見落としを防ぎ、適切なタイミングでの更新手続きを支援します。また、解約予告期間の管理や原状回復費用の算定なども自動化され、業務の標準化と効率化を実現できます。
修繕対応・オーナー報告書作成機能
入居者からの修繕依頼の受付から業者手配、完了報告まで一連の流れを管理し、オーナー向けの収支報告書や修繕履歴報告書を自動作成する機能です。写真付きの報告書や修繕費用の詳細な内訳により、オーナーの理解と納得を得やすくなります。
営業活動を支援する無人内見システム
従来の内見業務は営業スタッフの同行が必須でしたが、最近では無人で内見ができるシステムのニーズが高まっています。「無人内見くん」は、24時間365日営業スタッフ同行不要で内見を可能にするシステムです。
Webからの内見申込みと、IoTを連携させたビジネス特許取得済みの仕組みで、スマートロックによる安全な入退室管理と高いセキュリティを実現しています。
大手企業での豊富な導入実績もあり、「効率的な営業活動や業務負担の削減」「遠方物件の案内工数削減」などの声も多数あります。従来の営業手法では獲得困難だった成約事例も報告されており、働き方改革や人手不足解決の有効な手段として注目を集めています。
失敗しない不動産業務支援システムの選び方
システム選択は企業の将来を左右する重要な意思決定です。適切な選択プロセスを踏むことで、投資対効果を最大化し、長期的な成功を実現できます。
導入目的の明確化が成功の鍵
システム選択において最も重要なのは、導入目的を明確にすることです。目的が曖昧なまま選択すると、期待した効果が得られない可能性があります。まず、現在の業務課題を整理し、システム導入によって解決したい具体的な問題を特定しましょう。
業務効率化重視の場合の選び方
日常業務の効率化を最優先とする場合は、操作性の良さと自動化機能の充実度を重視して選択しましょう。特に入力作業の簡略化や帳票出力の自動化機能が充実しているシステムが適しています。また、既存の業務フローとの親和性も重要な検討ポイントです。導入後の業務プロセス変更を最小限に抑えることで、スムーズな移行が可能となります。
集客・営業力強化重視の場合の選び方
集客力や営業力の向上を目的とする場合は、ポータルサイト連携機能やCRM機能の充実度を重視します。AI を活用した物件マッチング機能や顧客行動分析機能があるシステムを選択することで、より効果的な営業活動が可能となります。また、モバイル対応やSNS連携機能も現代の営業活動には欠かせない要素です。
自社の事業形態に合わせたシステム選択
事業の中核となる業務に最適化されたシステムを選択することで、最大の効果を得ることができます。
賃貸仲介中心 vs 売買仲介中心 vs 賃貸管理中心
自社の主要事業に特化したシステムを選択することが重要です。賃貸仲介中心の場合は物件検索機能と顧客管理機能、売買仲介中心の場合は査定機能と営業支援機能、賃貸管理中心の場合は収支管理機能とオーナー報告機能の充実度を特に重視して選択しましょう。複数事業を展開している場合は、オールインワン型システムの検討も有効です。
重要な比較ポイント4つ
システム選択時に検討すべき重要なポイントを体系的に整理し、客観的な評価基準を設けることが成功への近道です。
機能の充実度と操作性
必要な機能が過不足なく搭載されているか、また日常的に使用するスタッフにとって操作しやすいインターフェースとなっているかを確認します。無料トライアル期間を活用して、実際の業務フローでの使い勝手を検証することが重要です。また、将来的な機能拡張や法改正への対応力も考慮すべき要素です。
料金体系とコストパフォーマンス
初期費用、月額費用、オプション費用を含めた総コストを算出し、期待できる効果との比較でコストパフォーマンスを評価します。利用者数による従量課金制や機能制限のあるプランなど、料金体系も様々です。短期的なコストだけでなく、長期的な投資対効果も考慮した判断が重要です。
サポート体制の充実度
導入時のサポートから運用開始後のサポート体制まで、ベンダーのサポート品質を確認します。電話サポートの対応時間、オンサイトサポートの有無、操作研修の提供状況なども重要な検討要素です。特に初回導入の場合は、手厚いサポートがシステム定着の成否を左右します。
他システムとの連携性
既存の会計システムや顧客管理システムとの連携が可能かどうかを確認します。API連携やCSVインポート・エクスポート機能の有無により、データの一元管理の実現度合いが大きく変わります。孤立したシステムではなく、業務全体を最適化できるシステム選択が重要です。
導入成功のための3つのポイントと注意点
システム導入の成功は、技術的な要素だけでなく、組織的な取り組みと適切なプロジェクト管理によって実現されます。
1. スモールスタートで段階的導入
大規模なシステム導入を一度に行うのではなく、重要度の高い機能から段階的に導入することで、リスクを最小限に抑えながら確実な効果を得ることができます。まずは基本機能の運用を安定させ、その後順次機能拡張を図ることが成功の鍵となります。段階的導入により、スタッフの習熟度向上と業務プロセスの最適化を並行して進めることができます。
2. 現場スタッフへの丁寧な導入支援
システムの成功は現場スタッフの理解と協力にかかっています。事前の操作研修はもちろん、導入後の継続的なサポートと定期的なフォローアップにより、スタッフのシステム習熟度を高め、本来の効果を発揮させることが重要です。抵抗感の軽減と積極的な活用促進のため、システム導入のメリットを具体的に示し、個人レベルでの利益も明確に伝えることが効果的です。
3. ベンダーとの継続的な連携
システム導入は一度実装すれば終わりではありません。業務の変化や法制度の改正に対応するため、ベンダーとの継続的な連携により、システムのアップデートやカスタマイズを適切に実施する必要があります。定期的な運用レビューと改善提案により、システムの価値を継続的に向上させることができます。
導入時の注意点とリスク回避方法
事前にリスクを想定し、適切な対策を講じることで、スムーズなシステム導入を実現できます。
初期コスト負担の軽減策
IT導入補助金の積極的な活用に加え、クラウド型システムの選択により初期費用を抑制することが可能です。また、リース契約やサブスクリプション型料金体系の活用により、導入時の一時的な負担を軽減できます。IT導入補助金2025を活用し、電子契約システムや業務管理ツールを導入する動きが広がりつつあります。特に小規模事業者については、インボイス枠は、インボイス制度に関するソフトウェアやハードウェアを導入した際に適用され、補助率が4/5（80%）まで拡大されているため、大幅なコスト削減が可能です。
現場スタッフの抵抗への対処法
変化に対する不安や抵抗を軽減するため、導入前の十分な説明と体験機会の提供が重要です。システム導入のメリットを具体的に示し、スタッフ個人にとっての利益も明確に伝えることで、前向きな導入を実現できます。また、システム操作に習熟したキーパーソンを各部署に配置し、現場レベルでのサポート体制を構築することも効果的です。
まとめ：自社に最適なシステム選択で業務効率化を実現
不動産業務支援システムは、業界のデジタル化を推進し、競争力強化を実現する重要なツールです。システム選択においては、自社の事業形態や規模、導入目的を明確にした上で、機能性、コストパフォーマンス、サポート体制を総合的に判断することが重要です。
IT導入補助金制度の活用により、導入コストを大幅に削減できる現在は、システム導入の絶好の機会といえるでしょう。
不動産業界のDX化は待ったなしの状況です。今こそ、デジタル技術を活用した業務改革に取り組み、次世代の不動産ビジネスモデルを構築していきましょう。システム導入は単なるツールの導入ではなく、業務プロセスの革新と組織文化の変革を伴う重要な取り組みです。適切な準備と段階的なアプローチにより、必ずや大きな成果につながるでしょう。
